Magnificencje, Szanowni Państwo Rektorzy,

w związku z wystąpieniem Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych w sprawie zwrócenia uwagi uczelni na problem przetwarzania danych osobowych studentów i absolwentów uczelni, pragnę przypominieć o konieczności przestrzegania zasad przewidzianych w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926, z późn. zm.).

Na administratorze danych, tj. uczelni spoczywa obowiązek ochrony danych osobowych zarówno studentów, jak i absolwentów oraz przetwarzania tych danych zgodnie z zasadą celowości przewidzianą przez przepisy ustawy. Należy zwrócić uwagę, że pierwotnym celem, dla którego uczelnie pozyskują dane osobowe studentów, jest prowadzenie procesu kształcenia. Tak więc, po zakończeniu tego procesu działanie mające na celu czy to promocję uczelni, czy też zachęcenie absolwentów do uczestnictwa w innych przedsięwzięciach realizowanych przez uczelnię, powinno opierać się na przesłance zgody (art. 23 ust. 1 pkt 1 ww. ustawy).

Zgoda absolwenta na przetwarzanie danych osobowych powinna być uzyskana jeszcze w toku jego kształcenia, gdyż osoba, której dane dotyczą, winna mieć świadomość, w jakich celach dane będą przetwarzane. Jednocześnie, uczelnia winna jest wypełnić obowiązek informacyjny.

Istotne jest, aby oświadczenie zawierające zgodę złożone zostało w taki sposób, by zgoda ta była wyraźna i dotyczyła przetwarzania danych w konkretnym, wskazanym przez administratora celu. Ww. zgoda nie może zatem dotyczyć przetwarzania danych osobowych „w ogóle”, winna ona odnosić się do skonkretyzowanego stanu faktycznego, obejmować tylko określone dane oraz mieć sprecyzowany sposób i cel ich przetwarzania. Ponadto, z treści klauzuli zgody powinno wynikać – w sposób nie budzący wątpliwości – przez jaki podmiot dane osobowe będą przetwarzane.

Podsekretarz Stanu w MNiSW
Grażyna Prawelska-Skrzypek